principals
funcionalitats
- Sol·licitud de pressupost
- Ordres de compra
- Control del pressupost
- Editar i tractar factures
- Gestió de les existències i dels subministraments
Principal
interès
- Sol·licitud de pressupost, generar automàticament una sol·licitud amb diversos proveïdors.
- Gestionar les existències, els gestors de magatzem indican les entrades i sortides de stock. El inventari periòdic es facilita.
- Seguiment del pressupost, el comprador s’assegura que hi ha pressupost suficient per fer la compra.
- Generar el compromís, l’ordre de compra vàlid crearà directament el compromís comptable en el programari de finança.
existències
Programari de gestió dels serveis tècnics
Detall de les funcionalitats
Sol·licitud de pressupost
- Expressió de les necessitats, Designació dels articles desitjats amb la redacció, el DQE i amb la quantitat de cada subministrament o de cada prestació.
- Proveïdors, selecció dels proveïdors/prestadors que puguin respondre a la necessitat.
- Enviar sol·licituds, transmissió de la sol·licitud de preu individual a cada proveïdor amb missatge de correu electrònic automatitzat i formatat.
- Selecció del proveïdor, en rebre les ofertes, introdueix preus unitaris en una taula comparativa que permet fer la selecció del proveïdor.
Comanda
- Disponibilitat pressupostària, Verificació de la disponibilitat de les línies pressupostàries afectades per la compra.
- Processament de la comanda, Selecció del servei comprador, proveïdor, subministraments/prestacions comprades i ubicació d’emmagatzematge.
- Acceptatció, Validació/rebuig per part de l’agent responsable i/o el referent elegit per a les compres. La necessitat de supervisió és ajustable segons l’import de la comanda.
- Compromís, Generar automàticament el compromís directament en el programari de finances a través de la passarel·la entre els dos programes.
- Enviament de la comanda, Transmissió del formulari de comanda del proveïdor.
- Recepció, seguiment del lliurament de subministraments o serveis. Tenir en compte les recepcions parcials amb seguiment de les quantitats arribades i en espera.
- Facturació, Tractament de la factura : el comprador confirma l’adequació amb la comanda. El servei de compatbilitat assenyala el pagament de la factura.
Pressupost
- Preparació, Cada servei tècnic ha d’elaborar el seu pressupost. Es distribueix per línies pressupostàries. Un cop votat, el pressupost és validat i es torna disponible.
- Sincronització, sincronització automàtica amb els pressupostos instruïts en el programari de finances.
- Disponibilitat, Actualització que permet el seguiment dels imports consumits, compromesos i disponibles.
Existències
- Sol·licituds internes, Centralització de les sol·licituds internes expressades pels serveis tècnics o altres serveis.
- Subministrament, Gestió d’estoc amb el reabastiment (demanda de preu / comanda) d’articles en fallida d’estoc o en estoc crític.
- Entrada/sortida, Llista d’entrades i sortides a cada lloc d’emmagatzematge. Introducció manual o utilització d’una dutxa escàner. Gestió d’etiquetes de codi de barres per a les entrades.
Interès de la gmao
mòdul existències
El mòdul Existències està format per múltiples funcions: sol·licituds de preus, comandes, pressupostos i inventaris. Es poden utilitzar de forma complementària o autònoma.
El primer repte per als serveis tècnics és simplificar i centralitzar el tractament sovint complex de les entrades noves de subministraments i serveis. Es tracta, en primer lloc, de permetre als serveis expressar les seves necessitats en subministraments. Aquests no estan necessàriament relacionats amb els serveis tècnics.
El segon repte d’aquest mòdul és la valoració de les existències mitjançant el càlcul automatitzat del preu unitari mitjà ponderat o la gestió d’entrades i sortides en mode FIFO (First In First Out – Primer entrat, primer sortit).