principals
funcionalitats
- Sol·licituds de reservació de sales i materials
- Planning de les disponibilitats
- Validació i qualificació de les sol·licituds
- Estat dels llocs, edició de bons i factures
Principal
interès
- Comprovar la disponibilitat, Consulta la planificació d’una sala, d’un material o d’un vehicle. Els detalls de les reserves es mantenen confidencials per al sol·licitant.
- Introduir un formulari de sol·licitud per presentar les sol·licituds de reserves.
- Validar una intervenció El gestor valida o rebutja la sol·licitud de reserva. El sol·licitant rebrà la informació automàticament per correu electrònic.
- Preparar el recurs, Generar les tasques a realitzar pels serveis tècnics abans de la reserva.
- Fer l’estat dels llocs, El gestor informa de possibles deterioraments o pèrdues. Aquesta informació s’emmagatzema en l’historial del recurs.
- Transmetre la factura, El gestor envia per correu automàtic, el formulari de reserva o la factura al sol·licitant.
reservació
Programari de gestió dels serveis tècnics
detall de les funcionalitats
Sol·licituds
- Sol·licitant, Identificació del sol·licitant des de l’anuari disponible. Les possibilitats de réservació poden estar restringindes al perfil del sol·licitant : particular, associació, empresa….
- Sol·licitació,Introducció del títol, una descripció, confirmació de l’inici i final de la reserva.
- Recurrència, Freqüència de la reserva per dia, per setmana o per mes amb múltiples possibilitats.
- Disponibilitat, confirmació dels recursos desitjats (sala, material…).
Planning
- Navegació, Tria la data de la reserva segons la vista dia, setmana o mes.
- Recursos, Selecció dels recursos desitjats: sala, taules, cadires, barreres, capitells…
- Disponibilitat, Destaca els horaris ja reservats o en espera de confirmació.
- Confidencialitat, accés restringit a la informació disponible sobre la naturalesa de la sol·licitud i el sol·licitant.
tractament de les sol·licituds
- Acceptació, validació / rebuig de la sol·licitud de reserva per part del gestor de recursos.
- Notificació, El sol·licitant rep la confirmació amb un cupó o una factura generats automàticament.
- Preparació, Intervenció enviada als serveis tècnics per a la instal·lació de la sala, lliurament de barreres, connexió elèctrica…
- Estat dels llocs, Instrucció de possibles trencaments, deteriorament o pèrdua dels elements reservats.
Enjeux en terme de gmao
Du module réservation
Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes de réservation. En effet, la collectivité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore la personne de passage. Le module Réservations a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, un président d’association pourra vérifier la disponibilité d’une salle et effectuer directement sa demande de réservation.
Le gestionnaire, responsable de la salle, pourra ensuite valider ou refuser la demande. Le logiciel averti le demandeur, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par email. Les demandes peuvent se faire également via le site internet de la collectivité. Nous intégration en deux clics le formulaire au format iFrame, peu importe le type de site web ou les contraintes du CMS (Content Management System) / BackOffice.
Enfin la génération automatique du bon de réservation ou de la facture (pour les prêts tarifés), l’état des lieux sortant permettent une gestion complète pour les responsables de ressources.
Pour les services techniques
Le deuxième enjeu de ce module Réservations est de coordonner les tâches avec les services techniques. En effet une réservation entraîne souvent des actions en amont comme la préparation d’une salle, le montage d’un podium ou d’un barnum ou un branchement électrique; et des actions en aval comme le nettoyage de la salle, d’un terrain ou aller chercher les barrières.
Tout l’intérêt d’OpenGST est de profiter de passerelles intéressantes entre les modules, en l’occurrence ici nous retrouvons la complémentarité avec le module Interventions.
Concrètement le gestionnaire est en mesure de générer une demande d’intervention auprès des services techniques. Lorsque ces derniers ont accepté et effectué les tâches, le gestionnaire est averti en retour. Les temps passés peuvent être ensuite intégrés à la réservation sous forme de simple information ou de coûts supplémentaires dans la facture adressée au demandeur.