principales
funcionalidades
- Registrar y monitorear las solicitudes de suministros (validación, entrega) relacionadas a las intervenciones habituales y excepcionales.
- Generar solicitudes de presupuesto, pedidos y facturación.
- Calcular el Precio Medio Ponderado (PMP).
Gestionar las salidas de stock según el método « FIFO, first in first out », primero en entrar, primero en salir.
Temas
claves
- Centralizar la gestión de almacenes y suministros.
- Gestionar tratamiento de los presupuestos, control de pedidos y facturación.
- Gestionar y valorizar las existencias.
- Supervisar los presupuestos y cuentas analíticas.
Existencias
Sofware de gestión des services techniques
Detalles de las funcionalidades
Solicitud de presupuesto
- Establecimiento de las necesidades. Designación de los artículos deseados con el intitulado, el detalle cuantitativo estimado y la cantidad de cada suministro o cada prestación.
- Proveedores. Selección de proveedores / prestadores de servicios que puedan satisfacer su demanda
- Envío de la demande. Transmisión de la solicitud de cotización a cada proveedor con un mensaje de correo electrónico automatizado y con un formato definido.
- Selección de proveedor. Tras la recepción de las cotizaciones, se puede ingresar los precios unitarios en una tabla comparativa facilitando de esta manera la elección del proveedor.
Pedido
- Disponibilidad presupuestaria. Verificación de la disponibilidad de las líneas presupuestarias afectadas por la compra.
- Procesamiento del pedido, selección del departamento de compras, del proveedor, de los suministros/servicios adquiridos y del lugar de almacenamiento.
- Aceptación. Validación / Rechazo por parte del agente responsable y / o el representante encargado de las compras. el nivel de control de las compras se ajusta al monto del pedido.
- Compromiso. Generación automática del compromiso directamente en el software de finanzas gracias a la pasarela entre los dos programas.
- Envío del pedido. Transmisión de la orden de compra del proveedor.
- Recepción. Seguimiento de la entrega de suministros o servicios. Teniendo en cuenta las recepciones parciales con seguimiento de las cantidades llegadas y aún pendientes.
- Facturación. Procesamiento de la factura: el comprador confirma la conformidad del pedido. El servicio de contabilidad informa del pago de la factura.
Presupuesto
- Preparación. Cada servicio técnico elabora su presupuesto. Éste se desglosa por línea presupuestaria. Una vez aprobado, el presupuesto se valida y queda disponible.
- Sincronización. Sincronización automática con los presupuestos procesados en el software de finanzas.
- Disponibilidad. Actualización que permite un seguimiento de las cantidades consumidas, empleadas y disponibles.
Stock
- Solicitudes internas. Centralización de las solicitudes internas efectuadas por los servicios técnicos o por otros servicios.
- Aprovisionamiento. Gestión de las existencias con el reabastecimiento (solicitud de presupuesto/ pedido) de los artículos agotados o de las existencias críticas.
- Entrada/salida. Registro de entrada y salida en cada almacén. Entrada manual o uso de un escáner de mano. Gestión de etiquetas con códigos de barras para las entradas.
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Desafíos en términos de GMAO
Del módulo existencias
El módulo Existencias se compone de múltiples funciones: solicitudes de cotizaciones, pedidos, presupuestos y existencias. Pueden utilizarse de forma complementaria o autónoma
El primer desafío para los servicios técnicos es simplificar y centralizar el proceso, a menudo complejo, de abastecimiento de suministros y servicios. Cada servicio puede dar a conocer los suministros que necesita. Estos no están necesariamente vinculados a los servicios técnicos.
El segundo reto de este módulo es la valoración de stocks, gracias al cálculo automatizado del precio unitario medio ponderado o la gestión de las entradas y salidas en modo FIFO (First In First Out).
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