principales
funcionalidades
- Efectuar una solicitud de reserva y verificar la disponibilidad de un recurso.
- Planificar y consultar reservas.
- Asociar un servicio o una intervención a una reserva.
- Gestionar el préstamo de llaves y el inventario del lugar.
- Enviar un comprobante de reserva o una factura.
Temas
claves
- Centralizar y hacer seguimiento de las solicitudes de reserva de los residentes, asociaciones o empresas solicitantes.
- Coordinar con los servicios técnicos las intervenciones relacionadas con las reservas.
- Tener visibilidad sobre las reservas de recursos (salas o equipo) a lo largo del año.
Reserva
Sofware de gestión de mantenimiento
Detalles de las funcionalidades
Solicitudes
- Solicitante. Identificación del solicitante a partir del directorio disponible. Las posibilidades de reserva pueden restringirse al perfil del solicitante: persona privada, asociación, empresa….
- Solicitud. Ingresar un intitulado, una descripción, la confirmación del inicio y fin de la reserva.
- Recurrencia. Frecuencia de la reserva por día, por semana o por mes con múltiples posibilidades.
- Disponibilidad. confirmación de los recursos deseados (sala, equipos, etc.).
Planning
- Navegación. Elección de la fecha de la reserva según una tabla calendario por día, semana o mes.
- Recursos. Selección de los recursos deseados: sala, mesas, sillas, barreras, carpas…
- Disponibilidad. Destacar las franjas horarias ya reservadas o en espera de confirmación.
- Confidencialidad. Acceso restringido a la información disponible sobre el origen de la solicitud o datos del solicitante.
Tratamiento de las solicitudes
- Aceptación. Validación/rechazo de la solicitud de reserva por parte del gestor de recursos.
- Notificación. El solicitante recibe una confirmación con un comprobante o factura generada automáticamente.
- Preparación. Intervención enviada a los servicios técnicos para la instalación de la sala, la entrega de barreras, la conexión eléctrica…
- Inventario. Informar de posibles roturas, deterioros o pérdidas de artículos reservados.
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Desafíos en términos de GMAO
Del módulo reserva
El primer desafío para los servicios técnicos es centralizar y monitorear las solicitudes de reserva. De hecho, toda empresa puede tener dificultades para recoger las solicitudes que se expresan a través de los distintos canales, como el teléfono, el correo electrónico o incluso de un transeúnte. El módulo Reserva tiene como finalidad facilitar el ingreso de solicitudes por parte de los agentes habituales pero también de los propios solicitantes. Por ejemplo, el presidente de una asociación puede verificar la disponibilidad de una sala y realizar una solicitud de reserva directamente.
El gestor, responsable de la sala, podrá luego validar o rechazar la solicitud. El software avisa al solicitante, tanto en el software como a través de notificaciones recibidas por correo electrónico. Las solicitudes pueden hacerse también a través del sitio web de la empresa. Integramos en dos clics el formulario en formato iFrame, no importa el tipo de sitio web o las limitaciones del CMS (Content Management System) / BackOffice.
Por último, la generación automática del comprobante de reserva o de la factura (para préstamos cotizados), el inventario de salida permiten una gestión completa para los responsables de recursos.
Para los servicios técnicos
El segundo desafío del módulo Reserva es coordinar las tareas con los servicios técnicos. En efecto, una reserva implica a menudo acciones previas, como la preparación de una sala, la instalación de un podio o una carpa, o la conexión de la electricidad, y acciones posteriores, como la limpieza de la sala, de un terreno o recoger las barreras.
El interés del sofware NaoGST es aprovechar las interacciones entre los módulos, en este caso encontramos la complementariedad con el módulo Intervención.
En concreto, el gestor puede generar una solicitud de intervención de los servicios técnicos. Cuando estos últimos han aceptado y realizado las tareas, el gestor es notificado inmediatamente. El tiempo invertido puede integrarse en la reserva como una simple información o como costes adicionales en la factura enviada al solicitante.
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