Principales
fonctionnalités
- Demandes de soumission
- Commande
- Suivi budgétaire
- Création et traitement de factures
- Gestion du stock et des approvisionnements
- Inventaire en temps réel
Principaux
atouts
- Demande de soumission La demande générée est automatiquement validée auprès de plusieurs fournisseurs.
- Gérer les stocks Les gestionnaires d’entrepôt saisissent les entrées et sorties de stock. L’inventaire périodique est facilité.
- Suivi Budgétaire L’acheteur s’assure que la ligne budgétaire est suffisante pour effectuer son achat.
- Générer l’engagement La commande validée va créer l’engagement comptable directement dans le logiciel de finance.
Achat-stock
Logiciel de gestion des services techniques
Détails des fonctionnalités
Demande de Soumission
- Expression des besoins, Création des articles souhaités avec le libellé, la quantité de chaque produit ou prestation, une photo, une géolocalisation, etc.
- Suppliers, Selection of suppliers / service providers who can meet the need.
- Sending the request, Transmission of the request individually to each supplier with an automated and formatted email message.
- Sélection du fournisseur, À la réception des soumissions, saisie des prix unitaires dans un tableau comparatif qui permet de faire le choix du fournisseur
Commande
- Disponibilité budgétaire, Vérification de la disponibilité des lignes budgétaires concernés par l’achat.
- Traitement de la commande, Sélection du service acheteur, du fournisseur, des fournitures/prestations achetées et l’emplacement de stockage.
- Acceptation, Validation / refus par l’agent responsable des achats. La nécessité de supervision est ajustable selon le montant de la commande.
- Engagement, automatique dans le logiciel des finances grâce la passerelle entre les deux logiciels.
- Envoi de la commande, Transmission de la commande au fournisseur.
- Réception, Suivi de la livraison des fournitures ou des prestations. Prise en compte des réceptions partielles avec suivi des quantités arrivées et toujours en attente.
- Facture, Traitement de la facture : l’acheteur confirme l’adéquation avec la commande. Le service comptable signale le paiement de la facture.
Budget
- Préparation, Chaque service technique prépare son budget. Celui-ci est ventilé par lignes budgétaires. Une fois voté, le budget est validé et devient disponible.
- Synchronisation, Synchronisation automatique avec les budgets instruits dans le logiciel des finances.
- Disponibilité, Mise à jour qui permet un suivi des montants consommés, engagés et disponibles.
Stock
- Demandes internes, Centralisation des demandes internes exprimées par les services techniques ou par les autres services.
- Approvisionnement, Gestion du stock avec le réapprovisionnement (demande de soumission / commande) des articles en rupture de stock ou en stock critique.
- Entrée/sortie, Pointage des entrées et sorties sur chaque lieu de stockage. Saisie manuelle ou utilisation d’un scanner à code barre. Gestion des étiquettes code-barre pour les entrées.
Atouts de la GMAO
Module achats-stock
Le module Achats-Stock intégrable dans notre solution pour les municipalités est composé de multiples fonctions : demandes de soumission, commandes, budgets et les stocks. Elles peuvent être utilisées de manière complémentaires ou autonomes.
Le premier atout pour les services techniques est de simplifier et centraliser le traitement souvent complexe des approvisionnements en produits-fournitures et prestations. Il s’agit d’abord de permettre aux services d’exprimer leurs besoins en matériel. Ces derniers ne sont pas nécessairement liés aux services techniques.
Le second atout de ce module est la valorisation des stocks notamment grâce au calcul automatisé du prix moyen unitaire pondéré ou à la gestion des entrées et sorties en mode : First In First Out (premier entré, premier sorti).