principales
fonctionnalités
- Demandes de réservation de salle et matériel
- Agenda des disponibilités
- Validation et qualification des demandes
- États des lieux, édition de bons et factures
Principaux
ATOUTS
- Vérifier la disponiblités, Consulter le l’agenda d’une salle, d’un matériel ou d’un véhicule. Le détail des réservations reste confidentiel pour le demandeur.
- Saisir une demande, Formulaire pour saisir les demandes de réservations.
- Valider une intervention Le gestionnaire valide ou refuse la demande de réservation. Le demandeur reçoit l’information automatiquement par courriel.
- Préparer la ressource Générer les tâches à réaliser par les services techniques avant la réservation.
- Faire l’état des lieux Le gestionnaire renseigne les éventuelles dégradations ou pertes. Ces informations sont consignées dans l’historique de la ressource.
- Transmettre le bon/la facture Le gestionnaire envoie par courriel automatique, le bon de réservation ou la facture au demandeur.
Réservation
Logiciel de gestion des services techniques
Détails des fonctionnalités
Demandes
- Demandeur, Identification du demandeur depuis l’annuaire disponible. Les possibilités de réservations peuvent être restreintes au profil du demandeur : citoyen, association, entreprise….
- Demande, Saisie du libellé, une description, confirmation du début et de la fin de la réservation.
- Récurrence, Fréquence de la réservation par jour, par semaine ou par mois avec de multiples possibilités.
- Disponibilités, Confirmation des ressources souhaitées (salle, matériel…).
AGENDA
- Navigation, Choix de la date de la réservation selon la vue jour, semaine ou mois.
- Ressources, Sélection des ressources souhaitées : salle, tables, chaises, barrières, chapiteaux…
- Disponibilités, Mise en évidence des créneaux déjà réservés ou en attente de confirmation.
- Confidentialité, Accès restreint des informations disponibles concernant la nature de la demande et le demandeur.
Traitement des demandes
- Acceptation, Validation / refus de la demande de réservation par le gestionnaire des ressources.
- Notification, Le demandeur reçoit la confirmation avec un bon ou une facture générés automatiquement.
- Préparation, Intervention envoyée aux services techniques pour l’installation, la préparation, la livraison, le branchement électrique, le nettoyage…
- État des lieux, Instruction des éventuels casses, détérioration ou perte des éléments réservés.
ATOUTS en terme de gmao
Du module réservation
Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes de réservation. En effet, la municipalité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, courriel ou encore la citoyen de passage. Le module Réservations a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, un président d’association pourra vérifier la disponibilité d’une salle et effectuer directement sa demande de réservation.
Le gestionnaire, responsable de la salle, pourra ensuite valider ou refuser la demande. Le logiciel averti le demandeur, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par courriel. Les demandes peuvent se faire également via le site internet de la municipalité. Nous intégration en deux clics le formulaire au format iFrame, peu importe le type de site web ou les contraintes du CMS (Content Management System) / BackOffice.
Enfin la génération automatique du bon de réservation ou de la facture (pour les prêts tarifés), l’état des lieux sortant permettent une gestion complète pour les responsables de ressources.
Pour les services techniques
Le deuxième enjeu de ce module Réservations est de coordonner les tâches avec les services techniques. En effet une réservation entraîne souvent des actions en amont comme la préparation d’une salle, le montage, un branchement électrique; et des actions en aval comme le nettoyage de la salle, d’un terrain ou aller chercher le déplacement de matériel loué.
Tout l’intérêt de NaoGST est de profiter de passerelles intéressantes entre les modules, en l’occurrence ici nous retrouvons la complémentarité avec le module Interventions.
Concrètement le gestionnaire est en mesure de générer une demande d’intervention auprès des services techniques. Lorsque ces derniers ont accepté et effectué les tâches, le gestionnaire est averti en retour.
Les temps passés peuvent être ensuite intégrés à la réservation sous forme de simple information ou de coûts supplémentaires dans la facture adressée au demandeur.